Lastige gesprekken… ga jij ze uit de weg?

Als leidinggevende ontkom je er bijna niet aan dat je zo nu en dan een lastig gesprek moet voeren met een medewerker. Iemand die zijn afspraken niet nakomt, die niet naar wens presteert of wiens contract niet verlengd wordt. Of misschien speelt er iets tussen jou en je collega. Je weet dat je het moet bespreken, maar je zoekt naar de juiste woorden of je ziet er erg tegenop. Je bent misschien bang voor de consequenties. Wat als iemand heel erg boos of verdrietig wordt? Het kan ook zijn dat jij dit soort gesprekken helemaal niet lastig vindt, maar dat ze toch niet altijd verlopen zoals jij had gedacht. In deze blog vind je uitleg en tips die je kunnen helpen.

Waarom zijn die gesprekken zo lastig?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je op ziet tegen een gesprek. Misschien heb je het nog nooit eerder gedaan, vind je het moeilijk om iemand te teleur te stellen of ben je bang voor zijn of haar reactie. Misschien heb je geen zin in discussie of wil je niet de brenger van slecht nieuws zijn. Het is goed om te weten hoe dit bij jou zit. Je kunt last hebben van jouw overtuigingen:
“Ik moet als leidinggevende zorgen voor mijn medewerkers.”
“Ik mag een ander niet teleurstellen.”
“Conflicten zijn slecht.”
“Ik kan niet omgaan met emoties.”
De reden kan dus voor iedereen anders zijn. Welke gedachten zorgen er bij jou voor dat jij het lastig vindt?

Uitstellen werkt niet

Zo nu en dan moet je die lastige gesprekken voeren. Klussen die we niet leuk vinden om te doen stellen we vaak uit. Dit geldt ook voor lastige gesprekken. Het is alleen niet zo dat door uitstellen het probleem uit zichzelf verdwijnt. Integendeel, uitstellen maakt de dingen vaak nog ingewikkelder.
Uitstellen van het gesprek levert stress op en kost je energie. Het probleem of de werkrelatie wordt in de tussentijd alleen maar erger. Als je er te lang mee wacht is er misschien zelfs geen weg meer terug. Er zit dus niets anders op dan het gesprek aangaan. Hoe moeilijk dat ook is.

Hoe om te gaan met emoties?

Maar wat als je dat lastige gesprek bent aangegaan en je gesprekspartner raakt geëmotioneerd? Jouw houding tijdens het gesprek is ontzettend belangrijk. Hoe gespannen het gesprek ook is, het zal soepeler verlopen als jij kalm blijft. Neem de emoties van de ander serieus. Emoties negeren, sussen, zeggen dat het allemaal wel meevalt of juist meegaan in de emotie geven niet het gewenste effect.
Blijf rustig, luister, geef ruimte voor de ontlading en vraag naar de oorzaak van de emotie.
Door adequaat te reageren op emoties en ze dus niet te negeren kun je een rationeel gesprek met iemand te voeren.

Voorbereiden van het gesprek

Het allerbelangrijkste is dat je niet zomaar het gesprek aangaat. Je bereikt meer met tact en empathie dan met confrontatie. Bereid je goed voor, zodat je exact weet wát je wil gaan zeggen en hóe je dat gaat verwoorden. Bedenk de gewenste uitkomst, schrijf het eventueel op of oefen het gesprek. Een lastig gesprek is vaak lastig omdat we van te voren niet precies weten hoe die ander gaat reageren. Omgaan met deze onzekerheid hoort er dus ook bij.
Als je als manager een slechtnieuwsgesprek moet voeren is een goede voorbereiding helemaal belangrijk. De uitkomst van dit gesprek staat vast. Verzamel van te voren alle informatie die je nodig hebt. Bedenk goed hoe je het nieuws zo kort en bondig mogelijk kunt brengen en welke argumenten je daarbij nodig hebt.

Het gesprek zelf

In het gesprek zelf maak je eerst duidelijk wat het doel van het gesprek is. Breng de boodschap duidelijk over en gebruik de juiste toon. Geef de ander de tijd om de boodschap te verwerken. Focus daarna op de gedachten en de gevoelens van je gesprekspartner. Luister naar de ander en stel vragen. Vat samen en reflecteer. En blijf vooral kalm.

Wil je vooruit en heb je hulp nodig bij het voeren van lastige gesprekken? Neem contact op voor een vrijblijvend intake gesprek.

 

Afbeelding door: Christina @ wocintechchat.com

 

Recent Posts